Man måste personligen inställa sig på ambassaden för att bli fotograferad, lämna fingeravtryck och skriva sin namnteckning i en elektronisk fotostation. Ambassadens konsulära avdelning är öppen måndag till fredag kl. 9.00 - 12.00. Det är även möjligt att ansöka om pass på måndag eftermiddag mellan kl. 14.00 och 16.00 men endast efter tidsbokning. När det gäller minderåriga barn, se Namnanmälan barn respektive Ansökan om pass/ID-kort för barn.
Ansökningsblanketten (se länk ”Blankett för medborgarskapsprövning”) kan laddas ner eller fyllas i av den sökande när denne infinner sig på ambassaden. Fotografiet till passet/ID-kortet tas i en fotostation på ambassaden. Passet/ID-kortet är giltigt i fem år.
För att ansökan ska kunna handläggas måste den vara fullständig. Följande handlingar ska alltid medföras:
Fingeravtryck i det vanliga passet är obligatoriskt sedan den 28 juni 2009. Fingeravtryck tas på utlandsmyndigheten i samband med passansökan och avtrycket lagras sedan i passets chip. Undantag från att lämna fingeravtryck görs för barn under 6 år och de som har permanenta skador på sina fingrar.Den sökande som har en tillfällig skada på en eller båda händerna, vilket medför att fingeravtryck inte kan lämnas, kan endast få ett provisoriskt pass. Kravet att man ska ansöka om pass där man bor är borttaget och man kan således även ansöka om pass hos polisen i Sverige under semestern eller på valfri svensk ambassad. Ett vanligt pass/ ID-kort kostar vid ansökan i Sverige SEK 400. Oberservera att Meldebescheinigung från Bürgeramt/Einwohnermeldeamt med uppgift om medborgarskap måste uppvisas. Passet kan sedermera avhämtas på svensk utlandsmyndighet om man inte hinner vänta på passet i Sverige. Om passet skall avhämtas på ambassaden i Berlin tillkommer en utlämningsavgift på 15 euro som betalas direkt vid avhämtandet. Om passet skall avhämtas på ett honorärkonsulat i Tyskland tillkommer utlämningsavgift vid avhämtandet på 15 euro samt portoavgift 3 euro.
Obs! De svenska honorärkonsulaten tar inte längre emot ansökningar för vanliga pass och nationella ID-kort. Däremot får de tillsvidare fortsätta att lämna ut färdiga pass och nationella ID-kort. Ansökan om provisoriska pass kan fortfarande lämnas in på honorärkonsulaten, som vidarebefordrar den till ambassaden i Berlin. Honorärkonsulaten kan också fortfarande lämna ut den färdiga provisoriska passhandlingen.