Personer som i tjänsten ska delta vid möten vid Nato-högkvarteret ska – oavsett om man erhållit personlig inbjudan – kontakta protokollsavdelning och/eller säkerhetsavdelning vid respektive myndighet för utfärdande av "pass application" och/eller "security clearance".
Anmälan för inpassering till Nato-högkvarteret sker till den svenska delegationen via myndigheternas protokollsavdelningar, medan anmälan till själva mötet görs av deltagaren direkt till Nato-högkvarteret. Inpasseringskort hämtas respektive lämnas vid huvudingången till Nato-högkvarteret.
Observera att samtliga dessa åtgärder måste vidtas.